Sposób przyjmowania i załatwiania spraw

Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw reguluje:

  • Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 grudnia 2015 roku Regulamin urzędowania sądów powszechnych,
  • Zarządzenie Nr 81/03/DO Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003 sądowych oraz innych działów administracji sądowej,
  • Instrukcja Kancelaryjna Sądu Okręgowego w Poznaniu.

Pisma wszczynające sprawy sądowe wpływają do Sądu Okręgowego w Poznaniu za pośrednictwem urzędu pocztowego lub bezpośrednio do rąk pracowników Biura Podawczego. Biuro Podawcze jest komórką organizacyjną zajmującą się obsługą wejścia i wyjścia korespondencji dla całego sądu.

Na każdym piśmie bezpośrednio wpływającym do Biura Podawczego Sądu pracownik zamieszcza adnotację zawierającą nazwę sądu, datę i godzinę wpływu pisma, liczbę załączników i podpis przyjmującego pismo, wraz z kopertą, w której pismo zostało nadesłane. Na żądanie osoby wnoszącej pismo, pracownik Biura Podawczego przyjmuje je, poświadczając jego przyjęcie na kopii pisma lub w książce doręczeń.

Wszelkie pisma i przesyłki sądowe wysyłane są z Sądu Okręgowego przez Biuro Podawcze. Pisma wysyłane przez Sąd doręczane się adresatowi za potwierdzeniem odbioru. W piśmie wysyłanym przez Sąd oprócz nazwy sądu podaje się sygnaturę akt, datę podpisania pisma, stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko podpisującego.

Cała dostarczona korespondencja jest rejestrowana we właściwych urządzeniach ewidencyjnych, sortowana i przekazywana dalej do właściwych komórek organizacyjnych (prezesa sądu, oddziałów oraz wydziałów), natomiast pisma adresowane imiennie do Prezesa Sądu Okręgowego doręczane są Prezesowi Sądu bez otwierania koperty.

Pisma wszczynające sprawy merytoryczne (pozwy i wnioski), dla których załatwienia został powołany sąd, po przekazaniu do właściwych wydziałów, Kierownik Wydziału przedstawia je Przewodniczącemu Wydziału. Przewodniczący Wydziału dekretuje pisma, określając tryb ich załatwienia, przekazuje następnie wraz z przydziałem do sędziego i odpowiedniego urzędnika. Odtąd sprawa toczy się w postępowaniu sądowym, zgodnie z wymogami prawa formalnego właściwego dla rodzaju sprawy, aż do ostatecznego załatwienia. Za ostateczne rozwiązanie sprawy sądowej przyjmuje się prawomocny wyrok lub inne prawomocne postanowienie kończące sprawę.

Pisma wszczynające sprawy wpływające do oddziałów sądu, po przekazaniu ich z biura podawczego do właściwej komórki są rejestrowane według podziału rzeczowego, zgodnie z wykazem haseł jednolitego rzeczowego wykazu akt. Usprawnia to organizacje pracy i tempo załatwiania spraw. W korespondencji narastającej w toku sprawy zainteresowane strony (obywatele, urzędy, stowarzyszenia) posługują się znakiem sprawy jaki nadano pierwszemu pismu nadającemu bieg postępowaniu. Załatwienie sprawy, poprzez udzielenie odpowiedzi stronie postępowania lub inne rozstrzygnięcie jest rejestrowane w odpowiednich urządzeniach ewidencyjnych, a wszystkie pisma o tym samym znaku tworzą akta sprawy.

Rejestr zmian dla: Sposób przyjmowania i załatwiania spraw