Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa

We wszystkich sądach, zgodnie z instrukcją sądową prowadzi się następujące urządzenia ewidencyjne:

  • repertoria
  • wykazy
  • kartoteki
  • zbiory wokand
  • księgi pomocnicze

Urządzenia ewidencyjne prowadzi się według ściśle określonych wzorców. Służą one do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt. Wpisów do urządzeń ewidencyjnych dokonuje się niezwłocznie po zaistnieniu podstawy ich zamieszczenia. Repertoria, wykazy i księgi pomocnicze prowadzi się systemem roczników, z numeracją od początku roku. Każdy wydział posługuje się właściwymi sobie księgami. Przypisana do wydziału rzymska cyfra (np. I, II, III) wraz z oznaczeniem księgi (np. C, K) w której zapisano pod określonym numerem postępowanie przez rok, w którym zarejestrowano sprawę to sygnatura akt sprawy (np. I C. 2345/03).

Do głównych ksiąg prowadzonych przez sekretariaty wydziałów zwanych repertoriami prowadzi się skorowidze alfabetyczne. W trakcie rejestrowania pisma wszczynającego sprawę (pozwu) do właściwego repertorium i nadania mu kolejnego numeru (sygnatury), nazwiska (nazwy) stron wpisuje się do skorowidza pod właściwą literę alfabetu wraz z nadaną sygnaturą. W trakcie postępowania sądowego zainteresowane strony posługują się sygnaturą sprawy lub nazwiskiem strony zapisanym w skorowidzu. Pozwala to na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Do akt sprawy dostęp mają tylko strony, ich przedstawiciele oraz sędziowie i urzędnicy sądowi.

Sprawy zakończone prawomocnym rozstrzygnięciem przekazuje się do archiwum zakładowego funkcjonującego w danym sądzie. Całokształt przekazywanej dokumentacji dzieli się zgodnie z ustawą z 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2011, Nr. 123, poz. 698 t.j.) na materiały archiwalne (kat. „A") oraz dokumentacje niearchiwalną (kat. „B") np.: A-50, B-10, B-30. Sprawy skomplikowane, o dużym znaczeniu poznawczym zalicza się do kategorii „A" i przechowuje się wiecznie. Po upływie okresu przechowywania w archiwum sądowym akta są przekazywane do Archiwum Państwowego. Sprawy typowe, powtarzające się (np. o zapłatę) kwalifikuje się do kategorii „B" i przechowuje się przez określony w latach czas, gdzie akt upływie oznaczonego okresu niszczy się.

Problem kwalifikacji powstałej dokumentacji reguluje rozporządzenie Ministra Kultury z 20 września 2015 roku będące aktualnym aktem wykonawczym do ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, a w przypadku typowych akt spraw sądowych rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 5 marca 2004 roku (Dz.U. 2004, Nr. 46, poz. 443) w sprawie przechowywania akt spraw sądowych oraz ich przekazywania do archiwów państwowych lub do zniszczenia.

Akta przekazywane są z komórek organizacyjnych (oddziałów, wydziałów) do archiwum zakładowego na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych. Takie spisy stanowią ewidencję zasobu archiwum zakładowego i jedynie na ich podstawie można stwierdzić, iż dane akta są na stanie archiwum.

Oprócz wymienionych spisów zdawczo odbiorczych, zgodnie z zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 roku w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości i załączonej do zarządzenia instrukcji archiwalnej prowadzi się następujące środki ewidencyjne:

  • wykaz spisów zdawczo – odbiorczych
  • kartoteki udostępniania akt, wraz z osobną ewidencją wypożyczeń
  • spisy zdawczo – odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego
  • spisy akt wybrakowanych i przekazanych do zniszczenia wraz protokołami brakowania i zgodą właściwego archiwum państwowego. Dokumenty przekazane do brakowania są niszczone w obecności pracownika archiwum.

Sprawy zakończone, przekazane do archiwum są udostępniane po wglądu stronom i ich pełnomocnikom. Na wgląd do akt spraw karnych wymagana jest dodatkowo zgoda przewodniczącego wydziału karnego. Strony mogą żądać odpisów z dokumentów w aktach, wyroków i postanowień. W tym celu zainteresowani winni złożyć opłacony wniosek w biurze podawczym sądu.

Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 29 lipca 2008 roku „w sprawie określenia szczególnych wypadków i trybu wcześniejszego udostępniania materiałów archiwalnych" (Dz.U. 2008, Nr. 156, poz. 970) możliwe jest korzystanie z materiałów archiwalnych, których okres od wytworzenia nie przekroczył jeszcze 30 lat, o ile nie narusza to prawnie chronionych interesów państwa i obywateli. Takie udostępnienie nie może naruszać także przepisów o ochronie informacji niejawnej. Osoba ubiegająca się o wgląd do zasobu archiwalnego Sądu Okręgowego w Poznaniu winna złożyć wniosek do Prezes Sądu Okręgowego zgodnie z następującymi wymogami. We wniosku należy podać:

  • tytuł materiału archiwalnego bądź temat, którego to dotyczy,
  • cel i przewidywany sposób wykorzystania materiału archiwalnego,
  • nazwę jednostki organizacyjnej oraz imię i nazwisko osoby ubiegającej się o udostępnianie materiału archiwalnego.

Zwykle z informacji zawartych w zasobie archiwum Sądu Okręgowego w Poznaniu korzystają studenci oraz pracownicy naukowi uczelni i instytutów.

Rejestr zmian dla: Prowadzone rejestry, ewidencje i archiwa